Phoenix Mecano Gedragscode
NEDERLANDS 
ENGLISH A. Eén gedragscode voor iedereen in de hele Phoenix Mecano Groep
Wij hebben één Gedragscode die bindend is voor ons allemaal in alle bedrijven binnen de Phoenix Mecano Groep.
Deze Phoenix Mecano Gedragscode geldt voor alle werknemers en vertegenwoordigers van alle bedrijven binnen de Phoenix Mecano Groep, ongeacht hun functie, in elke situatie wanneer zij tijdens of buiten de officiële werkuren namens Phoenix Mecano optreden.
Wij zullen altijd prioriteit geven aan de toepassing en naleving van de normen en richtlijnen die in deze Phoenix Mecano Gedragscode zijn opgenomen, ongeacht wat anderen verwachten of eisen, en ongeacht of de naleving van deze normen en richtlijnen kan leiden tot het verlies van zakelijke mogelijkheden of kansen. Integer handelen en het beschermen van onze uitstekende reputatie heeft altijd de eerste prioriteit.
B. Naleving van wetten en voorschriften
Wij handelen met integriteit en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
Alle bedrijven van de Phoenix Mecano Groep leven alle vereisten na die zijn neergelegd in de lokale, nationale en internationale wetten en voorschriften die van toepassing zijn in de landen waar wij actief zijn of zakendoen.
Al onze werknemers en vertegenwoordigers zijn verplicht om op de hoogte te zijn van alle belangrijke wetten, voorschriften en bedrijfsregels die relevant zijn voor hun verantwoordelijkheidsgebied.
C. Integriteit en eerlijkheid in zakelijke transacties
Wij betalen of aanvaarden geen steekpenningen of smeergelden.
Omkoping kan zowel plaatsvinden in de overheidssector, daaronder begrepen overheidsambtenaren en werknemers van overheidsbedrijven, als in particuliere ondernemingen.
Wij wijzen corruptie en omkoping af, waaronder hier wordt verstaan het geven of ontvangen van geld of iets anders van waarde (bijvoorbeeld geschenken, uitnodigingen, giften, andere "gunsten" die voor de ontvanger van waarde zijn, enz.) als aansporing of beloning voor een handeling die onwettig of onethisch is of die een vertrouwensbreuk vormt in de functie-uitoefening door een overheidsfunctionaris of een werknemer van een klant, leverancier of andere zakenpartner.
Wij onderhouden correcte en wettelijk onberispelijke relaties met alle toezichthoudende en regelgevende overheidsinstanties en -lichamen. In al onze contacten met overheids- en regelgevende instanties en ambtenaren gedragen wij ons op een eerlijke en transparante wijze, en handelen wij in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wij wijzen ook faciliterende betalingen af, waaronder begrepen betalingen aan een overheidsambtenaar met als doel een routineactiviteit te versnellen, zoals de toekenning of verwerking van certificaten, vergunningen, visa, licenties, douaneformaliteiten of andere procedures.
Bijgevolg geven of ontvangen wij alleen geschenken en bieden of aanvaarden wij alleen entertainment, gastvrijheid of andere gunsten wanneer die redelijk en proportioneel zijn en worden verleend zonder de bedoeling om daarmee een zakelijke beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden.
Wij verwerpen concurrentiebeperkende gedragingen.
Wij verwerpen alle vormen van zakelijke praktijken die erop gericht zijn om de vrije mededinging te beperken. Concurrentiebeperkende gedragingen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit onderling met concurrenten, leveranciers en distributeurs gemaakte afspraken en onderling afgesproken feitelijke gedragingen, die als doel of gevolg hebben dat de vrije mededinging op de desbetreffende markt wordt verhinderd of beperkt.
Hieronder vallen ook afspraken die gericht zijn op het vaststellen of beïnvloeden van (aan- of verkoop)prijzen, premies, toeslagen, kortingen, marges, voorwaarden of bepalingen, op het toewijzen of verdelen van klanten, producten of gebieden of op het boycotten van bepaalde klanten, leveranciers of tussenpersonen; en eveneens overeenkomsten met klanten, leveranciers of tussenpersonen (zogenoemde verticale overeenkomsten) die bepalingen bevatten die de vrijheid van de zakenpartners om prijzen vast te stellen voor hun diensten/producten onnodig beperken, exclusiviteitsclausules die niet in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving, en non-concurrentiebedingen en/of prijspariteitsafspraken.
D. Naleving van aan internationale handel opgelegde beperkingen
Wij leven alle nationale en internationale handelssanctieregelingen en douanevoorschriften na.
Phoenix Mecano is een wereldwijd opererende groep met activiteiten en zakenpartners over de gehele wereld. Wij zijn ons ervan bewust dat onze binnenlandse en internationale zakenrelaties onderworpen kunnen zijn aan wetten inzake handelscontrole, nu veel landen en internationale organisaties (bijv. de VN, de EU, de VS, Zwitserland) sancties opleggen aan bepaalde landen, regeringen of organisaties die gericht zijn tegen bepaalde entiteiten, personen of bedrijfs- of industriesectoren.
Deze maatregelen omvatten mede zogeheten embargo's, waarbij verboden en beperkingen worden opgelegd voor transacties met hele landen; financiële sancties, waarbij activa worden bevroren of andere beperkingen worden opgelegd op transacties met (of ten gunste van) specifieke regeringsfunctionarissen of -vertegenwoordigers, organisaties, entiteiten en personen, en handelssancties, waarbij de handel in specifieke goederen of diensten of voor een specifiek eindgebruik in specifieke landen wordt beperkt (bijvoorbeeld een export/importverbod of investeringsbeperkingen).
Door onze kennis van de toepasselijke nationale en internationale douane-, exportcontrole- en embargovoorschriften regelmatig te actualiseren en de nodige navraag te doen, zorgen wij ervoor dat geen van onze nationale en internationale bedrijfsactiviteiten een inbreuk vormt op de toepasselijke embargo's, sancties en andere handels- en douanevoorschriften.
E. Verbod op het witwassen van geld en het financieren van terrorisme
Wij onderhouden alleen zakenrelaties met gerenommeerde klanten, partners en bedrijven waarvan de financiële middelen van legitieme herkomst zijn.
Wij nemen passende maatregelen om Phoenix Mecano te beschermen tegen het worden gebruikt als doorgeefluik voor het witwassen van geld of het financieren van terrorisme - ook indien dat onopzettelijk gebeurt. Er is sprake van het witwassen van geld wanneer geldbedragen of andere activa die rechtstreeks of indirect afkomstig zijn van strafbare feiten, waaronder belastingontduiking, in omloop worden gebracht in de legale economie, waardoor hun bron legitiem lijkt. Er is sprake van financiering van terrorisme wanneer geld beschikbaar wordt gesteld om terroristische misdrijven te plegen of om terroristische organisaties te steunen.
Wij controleren zorgvuldig de identiteit en referenties van potentiële leveranciers, klanten en andere zakenpartners, en wij onderhouden alleen transparante zakenrelaties met gerenommeerde partners.
Grote betalingen in contanten kunnen wijzen op het witwassen van geld. Daarom accepteren of verrichten wij in beginsel geen contante betalingen, behalve als het gaat om kleine bedragen (bijvoorbeeld “kleine kas”). Wij houden ons strikt aan de nationale wetten die beperkingen inzake contante transacties opleggen.
Wij verbinden ons ertoe om zogeheten conflictmineralen, waarvan de aankoop volgens nationale of internationale regelgeving bijdraagt aan gewapende conflicten of schendingen van de mensenrechten, op verantwoorde wijze aan te kopen.
F. Respect voor de integriteit en gezondheid van onze werknemers
Wij respecteren de integriteit van onze werknemers, zorgen voor eerlijke arbeidsvoorwaarden en goede arbeidsomstandigheden, en voor een veilige en gezonde werkomgeving.
Onze werknemers zijn ons belangrijkste kapitaal. Iedereen neemt zijn eigen verantwoordelijkheid voor een werkomgeving waarin alle werknemers te allen tijde met trots bijdragen aan en optreden als ambassadeur van Phoenix Mecano tegenover al onze klanten en andere stakeholders.
Wij respecteren de waardigheid van ieder individu. Wij zijn sterk gekant tegen elk ongepast gedrag jegens anderen, bijvoorbeeld fysieke, seksuele, psychologische of verbale intimidatie of misbruik, en wij dulden geen enkele vorm van discriminatie op grond van ras, etnische afkomst, geslacht, godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele identiteit of op welke andere grond dan ook.
Wij staan erop dat onze interacties altijd eerlijk zijn, en dat de privacyrechten van elk individu en diens vrijheid van mening en meningsuiting worden gerespecteerd.
Wij streven naar volledige naleving van alle plaatselijke voorschriften en sociale normen met betrekking tot werktijden, werknemersrechten, vakantietijd, minimumloon, voorschriften inzake gezondheid en veiligheid op het werk en medezeggenschapsrechten. Wij willen bekend staan als een aantrekkelijk bedrijf voor al onze werknemers.
Wij handhaven en bevorderen gezondheid en veiligheid op het werk, omdat we ongevallen en letsel willen voorkomen en onze werknemers gezond willen houden. In het bijzonder nemen wij de algemene voorschriften en de veiligheidsvoorschriften in acht, en dragen wij zorg voor onszelf en onze medewerknemers.
Wij verwachten dat alle werknemers in voorkomende gevallen tijdig melding maken van ontoereikende veiligheidsnormen, gevaarlijke werkomstandigheden en overtredingen van de voorschriften inzake gezondheid en veiligheid op het werk, zodat preventieve maatregelen kunnen worden genomen.
G. Productveiligheid
Wij creëren en ontwikkelen veilige producten en diensten voor onze klanten.
Wij verbinden ons ertoe om onze klanten veilige producten en diensten van hoge kwaliteit te leveren.
Onze producten en diensten moeten zodanig worden ontworpen en vervaardigd dat zij geen risico opleveren voor fysieke of materiele schade.
Onze producten voldoen aan alle specificaties voor gereglementeerde stoffen en productinhoud, en aan alle voor onze relevante markten geldende relevante wetten die het gebruik, de inhoud en/of de toepassing of verwerking van bepaalde stoffen verbieden of beperken.
H. Maatschappelijk verantwoord en milieubewust ondernemen
Wij erkennen onze verantwoordelijkheid voor maatschappelijk verantwoord en milieubewust ondernemen in de ruimere gemeenschappen waarbinnen wij onze activiteiten ontplooien.
Phoenix Mecano heeft altijd de filosofie van aandeelhouderswaarde gecultiveerd in de oorspronkelijke, vooruitziende betekenis van waardeschepping die duurzaam is. Wij hebben altijd begrepen dat dit van ons vereist dat wij ons deel op ons nemen van de verantwoordelijkheid voor het milieu en de gemeenschappen waarin wij actief zijn. Wij doen dat door rekening te houden met de gevolgen van onze zakelijke beslissingen en handelingen op economisch, technologisch, sociaal en milieugebied, en door een goede balans tussen de betrokken belangen tot stand te brengen.
In het kader van onze duurzame bedrijfsvoering voldoen wij aan de relevante milieunormen en -voorschriften, met inbegrip van beperkingen en verbodsbepalingen inzake het gebruik van bepaalde materialen.
Wij eerbiedigen mensenrechten. Dit omvat in het bijzonder de fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de Rechten van het Kind en het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de Rechten van de Mens.
I. Bescherming van privacy en gegevens
Wij beschermen de privacy en integriteit van iedereen die ons zijn persoonsgegevens toevertrouwt, en verzamelen, bewaren, gebruiken en verzenden persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Telkens wanneer wij persoonsgegevens van ons personeel of onze zakenpartners verzamelen, verwerken en/of doorgeven, zullen wij ons houden aan alle toepasselijke wet- en regelgeving.
J. Bescherming van intellectuele eigendom, bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijkeinformatie
Wij beschermen de intellectuele eigendom, bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie van onszelf en van onze zakenpartners door middel van adequate informatiebeveiligingsmaatregelen en verantwoorde communicatie daarover.
Intellectuele eigendom, kennis, expertise, bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie zijn hoekstenen van ons succes als innoverende groep. Daarom hechten wij groot belang aan het betrachten van alle nodige zorgvuldigheid bij het omgaan met die informatie, en nemen wij passende beschermingsmaatregelen. Wij maken nooit intellectuele eigendom, kennis, expertise, bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke gegevens bekend aan derden zonder passende beschermende maatregelen en afspraken, zoals vertrouwelijkheids- of geheimhoudingsovereenkomsten.
Wanneer onze zakenpartners ons hun bedrijfsgeheimen toevertrouwen, nemen wij alle passende maatregelen om die geheimen op een "need-to-know" basis te behandelen, en ze tegen openbaarmaking aan derden te beschermen, een en ander met dezelfde zorgvuldigheid die wij hanteren voor onze eigen vertrouwelijke informatie.
K. Gebruik en beveiliging van informatietechnologie
Wij gebruiken de informatietechnologie op onze werkplek uitsluitend ten behoeve van onze eigen groep, en om onze systemen en apparatuur te helpen beschermen tegen interne en externe dreigingen.
Wij zijn ons er steeds van bewust dat de werkplek-gerelateerde IT-systemen in alle vormen eigendom zijn van Phoenix Mecano, en alleen voor legitieme zakelijke doeleinden mogen worden gebruikt en niet voor persoonlijk gebruik dat onredelijk of ongepast is, of voor onethische of illegale activiteiten.
Wij maken gebruik van adequate IT-systemen en zorgen ervoor dat wij onze IT-infrastructuur door middel van adequate maatregelen beschermen tegen verlies van gegevens, cyberaanvallen, operationele storingen en andere vormen van intern en extern misbruik of dreigingen, en wij besteden bijzondere aandacht aan cyberrisico's, zoals phishing, binnenkomst van malware en andere vormen van cyberaanvallen, etc.
L. Belangenconflicten
Wanneer er sprake is van een potentieel of daadwerkelijk belangenconflict, maken wij altijd alle feiten dienaangaande tijdig bekend, zodat een en ander naar behoren kan worden onderzocht en opgelost.
In ons dagelijks werk kunnen wij geconfronteerd worden met situaties waarin een beslissing die in het beste belang van het bedrijf is, concurreert met onze eigen persoonlijke belangen.
Wij moeten zakelijke beslissingen en handelingen vermijden die ingegeven kunnen zijn door persoonlijke overwegingen of relaties. Er kan bijvoorbeeld een belangenconflict ontstaan wanneer wij zelf of een lid van onze familie een privérelatie heeft met, of een belang heeft in, potentiële of bestaande klanten, leveranciers, distributeurs of concurrenten, en die relatie van invloed kan zijn op uw onafhankelijke en gezonde oordeel als werknemer van Phoenix Mecano.
Indien belangenconflicten onvermijdelijk zijn, maken wij deze vooraf transparant en melden wij ze aan onze leidinggevende, manager of directeur, zodat ze snel kunnen worden opgelost.
M. Handel met voorkennis
Wij leven de toepasselijke wetgeving na betreffende handel met voorkennis inzake informatie betreffende ons eigen bedrijf of andere bedrijven.
Als beursgenoteerde onderneming zijn wij onderworpen aan wetten inzake handel met voorkennis. Deze wetten verbieden het verhandelen van effecten van Phoenix Mecano op basis van niet-openbare voorkennis en het doorgeven van die informatie aan derden.
Voorkennis is concrete informatie over een omstandigheid die niet voor het publiek beschikbaar is, en die, indien zij openbaar zou worden gemaakt, een aanmerkelijke invloed zou kunnen hebben op de koers van effecten of soortgelijke financiële instrumenten.
N. Bedrijfsmiddelen
Wij dragen goede zorg voor materiële en immateriële bedrijfsmiddelen en gaan daar op verantwoorde wijze mee om.
Intellectuele eigendom, apparatuur die in goede staat is, machines, computers, auto's en meubilair en een werkomgeving die goed op orde is, zijn allemaal essentieel voor een productie van topkwaliteit, voor het leveren van de best mogelijke diensten en voor het welzijn van alle werknemers. Een lange levensduur van onze apparatuur en een verstandig en bewust gebruik van onze bedrijfsmiddelen ondersteunen ons economisch succes.
Wij beschermen alle materiële en immateriële bedrijfsmiddelen tegen verlies, beschadiging, diefstal en misbruik. Wij zijn alert op pogingen van anderen om door middel van diefstal, fraude of hacking schade toe te brengen aan onze bedrijfsmiddelen.
Zonder de uitdrukkelijke toestemming van onze leidinggevende gebruiken wij onze bedrijfsmiddelen niet voor privédoeleinden en nemen wij deze niet mee uit onze gebouwen, en wij gebruiken onze bedrijfsmiddelen nimmer voor illegale doeleinden.
Het bovenstaande geldt eveneens voor het omgaan met bedrijfsmiddelen van onze klanten, zakenpartners of andere derden.
O. Administratie en boekhouding
Wij houden een administratie en boekhouding bij die een nauwkeurig, eerlijk, transparant en volledig beeld geeft van onze activiteiten.
Een administratie en boekhouding die een eerlijk, transparant en volledig beeld van onze activiteiten geeft, vormt voor Phoenix Mecano de basis voor het nemen van zakelijke beslissingen in het belang van al onze stakeholders.
Wij verbinden ons tot strikte naleving van alle toepasselijke wettelijke vereisten en boekhoudkundige normen voor een correcte boekhouding en financiële rapportering, en eveneens tot strikte naleving van alle fiscale wetten en voorschriften.
P. Zakenpartners en toeleveringsketen
Wij bevorderen dat al onze zakenpartners zich houden aan de beginselen en richtlijnen die in onze Gedragscode zijn vastgelegd.
Sterke relaties met onze zakenpartners zijn belangrijk omdat zij ons helpen te voldoen aan de verwachtingen van onze klanten. De zakelijke transacties van onze zakenpartners beïnvloeden echter ook onze eigen reputatie, en wij kunnen ook verantwoordelijk worden gesteld voor hun daden.
Wij kiezen onze zakenpartners daarom zorgvuldig uit, en werken alleen samen met bedrijven en personen die onze waarden delen en die op verantwoorde wijze zakendoen.
Wij bevorderen de naleving van de inhoud van deze Gedragscode bij onze zakenpartners in de gehele waardeketen, binnen de grenzen van onze respectieve mogelijkheden en handelingsruimte. Daartoe stellen wij al onze zakenpartners in passende vorm op de hoogte van de inhoud van onze Gedragscode, en kunnen wij hen verzoeken om de naleving van de daarin vermelde beginselen en waarden schriftelijk aan ons te bevestigen.
Wij zijn ons bewust van onze toenemende verantwoordelijkheid voor bedrijfspraktijken in onze toeleveringsketen, zoals die tot uiting komt in evoluerende wetgeving, alsook van onze rol als leverancier van klanten, en nemen in dat verband de benodigde maatregelen.
Q. Gevolgen van overtredingen
Wij dulden geen overtredingen van de in deze Gedragscode neergelegde beginselen, noch door onze werknemers en vertegenwoordigers, noch door onze zakenpartners.
Wij verwachten van onze werknemers en vertegenwoordigers dat zij alle in deze Gedragscode vastgelegde voorschriften naleven. Wij verwachten van onze werknemers en vertegenwoordigers dat zij advies inwinnen indien zij niet zeker weten of een handeling of beslissing wel of niet in overeenstemming is met deze Gedragscode.
Overtreding van de in deze Gedragscode neergelegde regels kan leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband.
R. Melden van problemen
Wij beschermen de integriteit van Phoenix Mecano door onze stem te laten horen en alle problemen in verband met de naleving van onze Gedragscode te melden, zodat onverwijld corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.
Hoewel het belangrijk is om onze principes en waarden in deze Gedragscode vast te leggen als baken en geheugensteun, weten we intuïtief natuurlijk allemaal wel wat goed en wat fout is. Het juiste doen en links en rechts kijken om ervoor te zorgen dat al onze werknemers hetzelfde doen, en als ze dat niet doen problemen aanpakken binnen het kader van onze open communicatie, is door de tijden heen altijd al de basis van onze sterke bedrijfscultuur geweest.
Wij willen dat blijven doen, en verzoeken alle werknemers om elk vermoeden van mogelijke niet-naleving van deze Gedragscode of elke potentiële of feitelijke schending van de toepasselijke wetgeving of interne reglementen en elk ander wangedrag te melden aan hun leidinggevende, manager of directeur. Daarnaast, of als alternatief, verzoeken wij hen elke potentiële of feitelijke schending van deze Gedragscode en elk ander wangedrag te melden via het daartoe bestemde communicatiekanaal.
Werknemers kunnen erop rekenen dat het management en de directieleden van de Phoenix Mecano Groep altijd beschikbaar zijn wanneer hun zorgen niet op de juiste wijze door een leidinggevende, manager of directeur worden behandeld.
Werknemers die mogelijk wangedrag melden of informatie verstrekken of anderszins meewerken aan een onderzoek naar mogelijk wangedrag, zullen worden beschermd tegen vergeldingsmaatregelen. Wij zullen ook elk verzoek om vertrouwelijkheid zo veel als mogelijk respecteren, doch dit kan om juridische of andere redenen mogelijk niet altijd het geval zijn.
Status: 21 september 2021
